La comunicación efectiva parece que debería ser instintiva. Pero con demasiada frecuencia, cuando tratamos de comunicarnos con otros, algo se extravía. Decimos una cosa, la otra persona escucha otra cosa, y se producen malentendidos, frustración y conflictos. Esto puede causar problemas en su hogar, escuela y relaciones laborales. Para muchos de nosotros, la comunicación más clara y efectiva requiere aprender algunas habilidades importantes. Ya sea que esté tratando de mejorar la comunicación con su cónyuge, hijos, jefe o compañeros de trabajo, aprender estas habilidades puede profundizar su relación con los demás, generar mayor confianza y respeto, y mejorar el trabajo en equipo, la resolución de problemas y su salud social y emocional en general.
¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación efectiva es más que simplemente intercambiar información. Se trata de comprender la emoción y las intenciones detrás de la información. Además de poder transmitir claramente un mensaje, también debe escuchar de una manera que gane el significado completo de lo que se dice y haga que la otra persona se sienta escuchada y entendida.
Más que solo las palabras que usa, la comunicación efectiva combina un conjunto de cuatro habilidades:
- Escucha comprometida.
- Comunicación no verbal.
- Gestionar el estrés en el momento.
- Afirmándose de manera respetuosa.
Si bien estas son habilidades que se aprenden, la comunicación es más efectiva cuando se vuelve espontánea en lugar de formulada. Un discurso que se lee, por ejemplo, rara vez tiene el mismo impacto que un discurso que se entrega (o parece que se entrega) de forma espontánea. Por supuesto, toma tiempo y esfuerzo desarrollar estas habilidades. Cuanto más esfuerzo y práctica ponga, más instintivas y efectivas serán sus habilidades de comunicación.
¿Qué le impide comunicarse de manera efectiva?
Las barreras comunes para una comunicación efectiva incluyen:
Estrés y emoción fuera de control. Cuando está estresado (a) o emocionalmente abrumado (a), es más probable que malinterprete a otras personas, envíe señales no verbales confusas o desagradables y caiga en patrones de comportamiento poco saludables. Para evitar conflictos y malentendidos, puede aprender cómo calmarse rápidamente antes de continuar una conversación.
Falta de concentración. No puede comunicarte de manera efectiva cuando está haciendo varias cosas a la vez. Si está revisando su teléfono, planificando lo que va a decir a continuación, o soñando despierto (a), es casi seguro que se pierda las señales no verbales en la conversación. Para comunicarse de manera efectiva, debe evitar las distracciones y mantenerse enfocado (a).
El lenguaje corporal inconsistente. La comunicación no verbal debe reforzar lo que se está diciendo, no contradecirlo. Si dice una cosa, pero su lenguaje corporal dice otra cosa, es probable que su oyente sienta que está siendo deshonesto (a). Por ejemplo, no puede decir «sí» mientras niega con la cabeza.
El lenguaje corporal negativo. Si no está de acuerdo o no le gusta lo que se dice, puede usar un lenguaje corporal negativo para rechazar el mensaje de la otra persona, como cruzar los brazos, evitar el contacto visual o golpear sus pies. No tiene que estar de acuerdo con, o incluso le gusta lo que se dice, pero para comunicarse de manera efectiva y no poner a la otra persona a la defensiva, es importante evitar el envío de señales negativas.
Habilidad de comunicación efectiva 1: convertirse en un oyente comprometido
Cuando nos comunicamos con otros, a menudo nos enfocamos en lo que deberíamos decir. Sin embargo, la comunicación efectiva tiene menos que ver con hablar y más con escuchar. Escuchar bien significa no solo comprender las palabras o la información que se está comunicando, sino también comprender las emociones que el hablante está tratando de transmitir.
Hay una gran diferencia entre escuchar escuchando y simplemente escuchar. Cuando realmente escucha, cuando está comprometido con lo que se dice, escuchará las sutiles entonaciones en la voz de alguien que te dicen cómo se siente esa persona y las emociones que intentan comunicar. Cuando sea un oyente comprometido, no solo comprenderá mejor a la otra persona, sino que también hará que esa persona se sienta escuchada y entendida, lo que puede ayudar a establecer una conexión más fuerte y más profunda.
Al comunicarse de esta manera, también experimentará un proceso que reduce el estrés y apoya el bienestar físico y emocional. Si la persona con la que está hablando está en calma, por ejemplo, escuchar de manera comprometida también lo ayudará a calmarse. Del mismo modo, si la persona está agitada, puede ayudar a calmarla escuchando atentamente y haciendo que la persona se sienta comprendida.
Si su objetivo es comprender completamente y conectarse con la otra persona, escuchar de manera comprometida a menudo será natural. Si no es así, considere las siguientes sugerencias. Cuanto más las practiques, más satisfactorias y gratificantes serán sus interacciones con los demás.
Sugerencias para convertirse en un oyente comprometido
Centrarse plenamente. No puede escuchar de forma comprometida si está constantemente revisando su teléfono o pensando en otra cosa. Debe mantenerse enfocado en la experiencia momento a momento para captar los matices sutiles y las claves no verbales importantes en una conversación. Si le resulta difícil concentrarse en algunos oradores, intente repetir sus palabras mentalmente, reforzará su mensaje y lo ayudará a mantenerse enfocado.
Evite interrumpir o intentar redirigir la conversación a sus inquietudes. Al decir algo como: «si crees que eso es malo, déjame decirte lo que me pasó». Escuchar no es lo mismo que esperar tu turno para hablar. No puede concentrarte en lo que alguien dice si está formando lo que va a decir a continuación. A menudo, el orador puede leer sus expresiones faciales y saber que su mente está en otra parte.
Muestre su interés en lo que se dice. De vez en cuando, sonría a la persona y asegúrese de que su postura sea abierta. Anime al orador a continuar con pequeños comentarios verbales como «sí» o «uh».
Trate de dejar de lado el juicio. Para comunicarse efectivamente con alguien, no tiene que gustarle ni estar de acuerdo con sus ideas, valores u opiniones. Sin embargo, usted necesita dejar de lado su juicio y no culpar ni criticar para entenderlos completamente. La comunicación más difícil, cuando se ejecuta con éxito, a menudo puede conducir a una conexión poco probable con alguien.
Suministre realimentación. Si parece que hay una desconexión, refleje lo que se ha dicho parafraseando «lo que escucho es» o «parece que lo que estás diciendo» son excelentes maneras de reflexionar. Haga preguntas para aclarar ciertos puntos: «¿Qué quiere decir cuando dice…?» o «¿Es esto lo que quiere decir?».
Habilidad 2: prestar atención a las señales no verbales
La forma en que se ve, escucha, se mueve y reacciona ante otra persona les dice más sobre cómo se siente que las palabras. La comunicación no verbal, o el lenguaje corporal, incluye expresiones faciales, movimientos y gestos corporales, contacto visual, postura, el tono de su voz e incluso la tensión muscular y la respiración.
Desarrollar la capacidad de comprender y utilizar la comunicación no verbal puede ayudarlo a conectarse con otros, expresar lo que realmente quiere decir, navegar en situaciones difíciles y establecer mejores relaciones.
- Puede mejorar la comunicación efectiva usando un lenguaje corporal abierto: brazos sin cruzar, pararse con una postura abierta o sentado en el borde de su asiento y mantener el contacto visual con la persona con la que está hablando.
- También puede usar el lenguaje corporal para enfatizar o mejorar su mensaje verbal, por ejemplo, dar palmaditas a un amigo en la espalda mientras lo felicita por su éxito.
Mejore la forma en que lee la comunicación no verbal.
Sea consciente de las diferencias individuales. Las personas de diferentes países y culturas tienden a usar diferentes gestos de comunicación no verbal, por lo que es importante tener en cuenta la edad, la cultura, la religión, el género y el estado emocional al leer las señales del lenguaje corporal. Un adolescente estadounidense, una viuda afligida y un hombre de negocios asiático, por ejemplo, es probable que utilicen las señales no verbales de manera diferente.
Mire las señales de comunicación no verbal como un grupo. No lea demasiado en un solo gesto o señal no verbal. Considere todas las señales no verbales que recibe, desde el contacto visual hasta el tono de voz al lenguaje corporal. Cualquiera puede deslizarse de vez en cuando y dejar el contacto visual, por ejemplo, al cruzar brevemente los brazos sin querer hacerlo. Considere las “señales” como un todo para obtener una mejor comprensión en una persona.
Mejore la forma en que hace la comunicación no verbal.
Use señales no verbales que coincidan con sus palabras en lugar de contradecirlas. Si dice una cosa, pero su lenguaje corporal dice otra cosa, su oyente se sentirá confundido o sospechará que está siendo deshonesto. Por ejemplo, sentarse con los brazos cruzados y girar la cabeza de derecha a izquierda no coincide con las palabras que le dicen a la otra persona que está de acuerdo con lo que está diciendo.
Ajuste sus señales no verbales según el contexto. El tono de su voz, por ejemplo, debe ser diferente cuando se dirige a un niño que cuando se dirige a un grupo de adultos. Del mismo modo, tenga en cuenta el estado emocional y los antecedentes culturales de la persona con la que está interactuando.
Evite el lenguaje corporal negativo. En su lugar, use el lenguaje corporal para transmitir sentimientos positivos, incluso cuando no los esté experimentando realmente. Si está nervioso (a) por una situación, por ejemplo, una entrevista de trabajo, una presentación importante o la primera cita, puede usar un lenguaje corporal positivo para indicar confianza, aunque no lo sienta. En lugar de entrar tentativamente en una habitación con la cabeza baja, los ojos desviados y deslizarse en una silla, intente mantenerse erguido con los hombros hacia atrás, sonriendo y manteniendo el contacto visual, y entregando un firme apretón de manos. Le hará sentir más seguro (a) de sí mismo (a) y le ayudará a relajar a la otra persona.
Habilidad 3: mantener el estrés bajo control
¿Cuántas veces se ha sentido estresado (a) durante un desacuerdo con su cónyuge, hijos, jefe, amigos o compañeros de trabajo y luego dijo o hizo algo que luego lamento? Si puede aliviar el estrés rápidamente y volver a un estado de calma, no solo evitará tales arrepentimientos, sino que en muchos casos también ayudará a calmar a la otra persona. Solo cuando se encuentre en un estado de calma y relajación, podrá saber si la situación requiere una respuesta o si las señales de la otra persona indican que sería mejor permanecer en silencio.
Comunicarse eficazmente manteniendo la calma bajo presión.
Use tácticas de estancamiento para darle tiempo para pensar. Pida que se repita una pregunta o que se aclare una declaración antes de responder.
Pause para revisar sus pensamientos. El silencio no es necesariamente algo malo, porque hacer una pausa puede hacer que parezcas más en control que apresurando su respuesta.
Haga un punto y proporcione un ejemplo o información de apoyo. Si su respuesta es demasiado larga o tiene problemas con algunos puntos, corre el riesgo de perder el interés del oyente. Siga un punto con un ejemplo y luego evalúe la reacción del oyente para saber si debe hacer un segundo punto.
Entregue sus palabras claramente. En muchos casos, cómo dice algo puede ser tan importante como lo que dice. Hable claramente, mantenga un tono uniforme y haga contacto visual. Mantenga su lenguaje corporal relajado y abierto.
Envuelva con un resumen y luego pare. Resuma su respuesta y luego deje de hablar, incluso si deja un silencio en la habitación. No tiene que llenar el silencio al continuar hablando.
Alivio rápido del estrés para una comunicación efectiva.
Cuando una conversación comienza a calentarse, necesita algo rápido e inmediato para reducir la intensidad emocional. Al aprender a reducir rápidamente el estrés en el momento, puede hacer un balance de las emociones fuertes que experimenta, regular sus sentimientos y comportarse de manera adecuada.
Reconocer cuando está estresado. Su cuerpo le informará si está estresado cuando se comunica. ¿Están sus músculos o estómago apretados? ¿Tiene las manos apretadas? ¿Es su respiración superficial? ¿Se está «olvidando» de respirar?
Tómese un momento para calmarse antes de decidir continuar una conversación o posponerla.
Lleve sus sentidos al rescate. La mejor manera de aliviar el estrés de forma rápida y confiable es a través de los sentidos, por ejemplo, podría hacer estallar una menta en la boca, apretar una pelota de estrés en el bolsillo, respirar profundamente, apretar y relajar los músculos, o simplemente recordar una imagen relajante y rica en sensaciones. Cada persona responde de manera diferente a la información sensorial, por lo que necesita encontrar un mecanismo de afrontamiento que sea relajante para usted.
Busque el humor en la situación. Cuando se usa apropiadamente, el humor es una excelente manera de aliviar el estrés cuando se comunica. Cuando usted o quienes le rodean comiencen a tomarse las cosas demasiado en serio, encuentre una manera de aliviar el humor compartiendo una broma o una historia divertida.
Estar dispuesto a transigir. A veces, si ambos pueden doblarse un poco, podrán encontrar un punto medio feliz que reduzca los niveles de estrés para todos los involucrados. Si se da cuenta de que la otra persona se preocupa mucho más por un problema que usted, el compromiso puede ser más fácil para usted y una buena inversión para el futuro de la relación.
Si es necesario, acepte no estar de acuerdo, y tómese un tiempo de la situación para que todos puedan calmarse. Salga a pasear afuera si es posible, o dedique unos minutos a meditar. El movimiento físico o encontrar un lugar tranquilo para recuperar el equilibrio puede reducir rápidamente el estrés.
Habilidad 4: Afírmese
La expresión directa y asertiva permite una comunicación clara y puede ayudar a aumentar su autoestima y sus habilidades para tomar decisiones. Ser asertivo significa expresar sus pensamientos, sentimientos y necesidades de manera abierta y honesta, mientras se defiende y respeta a los demás. NO significa ser hostil, agresivo o exigente. La comunicación efectiva siempre consiste en comprender a la otra persona, no en ganar un argumento o forzar sus opiniones sobre los demás.
Para mejorar su asertividad:
Valórese a sí mismo (a) y sus opciones. Son tan importantes como los de cualquier otro (a).
Conozca sus necesidades y deseos. Aprenda a expresarlos sin infringir los derechos de los demás.
Expresar pensamientos negativos de una manera positiva. Está bien estar enojado (a), pero también debe ser respetuoso (a).
Recibir comentarios positivamente. Acepte los cumplidos con amabilidad, aprenda de sus errores, pida ayuda cuando la necesite.
Aprenda a decir «no». Conozca sus límites y no permita que otros se aprovechen de usted. Busque alternativas para que todos (as) se sientan bien con el resultado.
Desarrollando técnicas de comunicación asertiva.
La afirmación empática transmite sensibilidad a la otra persona. Primero, reconozca la situación o los sentimientos de la otra persona, luego indique sus necesidades u opinión. «Sé que has estado muy ocupado en el trabajo, pero quiero que también tengas tiempo para nosotros».
La afirmación de escalada puede emplearse cuando sus primeros intentos no tienen éxito. Usted se vuelve cada vez más firme a medida que avanza el tiempo, lo que puede incluir esbozar las consecuencias si no se satisfacen sus necesidades.
Practique la asertividad en situaciones de menor riesgo para ayudar a aumentar su confianza. O pregunte a sus amigos o familiares si puede practicar técnicas de asertividad primero con ellos.
Recuerde: la comunicación es más que intercambiar información. Puedo ayudarle.
